Что нужно учитывать при выборе бухгалтерской системы: практические рекомендации

Автоматическая система бухгалтерского учёта понадобится всем предприятиям (ИП, ООО) вне зависимости от выбранной системы налогообложения. В этой статье рассказывается, что нужно учитывать при выборе бухгалтерской системы, как выбрать подходящую программу.

Зачем и почему важно сделать правильный выбор бухгалтерской системы

Каждому предприятию необходимо вести бухгалтерский учёт. Для этого потребуется надёжная бухгалтерская система. Важно правильно выбрать эту систему.

Преимущества хорошей системы бухучёта:

• грамотный учёт финансовых операций;
• строгое соответствие законодательству;
• автоматизация рабочих процессов и их учёта;
• быстрая обработка данных;
• эффективность работы;
• оптимизация налоговой нагрузки.

Подходящая бухгалтерская система экономит рабочее время, позволяет руководителю контролировать расход бюджета фирмы, грамотно распределять ресурсы. Правильный выбор ПО для бухучёта позволит компании достигать долгосрочных целей, быть финансово устойчивой, успешно конкурировать на рынке.

Какие бывают бухгалтерские программы

Специальное бухгалтерское ПО полезно всем предприятиям, особенно представителям малого и среднего бизнеса. Бухгалтерские программы выполняют несколько функций:

• рассчитывают налоговые платежи и страховые взносы (автоматически);
• подсчитывают зарплату, отпускные, больничные, премии;
• формируют и отсылают отчёты в государственные органы;
• позволяют вести электронный документооборот;
• сверяют информацию компании с данными от контрагентов и ФНС;
• контролируют сроки сдачи отчётов.

На рынке ПО представлено множество бухгалтерских программ, которые отличаются друг от друга. Различия заключаются в наборе функций, формате работы, стоимости. Эти факторы нужно учесть при выборе ПО для бухучёта.

По функциональности

При выборе ПО для бухгалтера надо в первую очередь обратить внимание на рабочий функционал. В выбранной программе должно быть всё, что нужно конкретной фирме.

Набор функций различается в разных бухгалтерских программах. Есть базовый перечень, к которому относятся:

• расчёт налогов, страховых выплат, зарплат, премий, больничных, отпускных;
• контроль бюджета;
• управление задолженностями (дебиторской и кредиторской);
• обработка первичной документации;
• бухучёт;
• финансовый анализ.

Многие программы предлагают расширенный функционал. Например, в ПО могут быть функции для автоматической отправки отчётов, для сверки с законами и данными госорганов, для интеграции с банками и многое другое.

По формату использования

Есть два формата работы бухгалтерских программ — стационарное ПО (для скачивания на компьютер) и онлайн-сервисы (для работы нужен только интернет).

По стоимости

Программы для бухгалтеров бывают платные и бесплатные. Как правило, бесплатные ПО и онлайн-сервисы предлагают только базовый функционал. Чтобы получить доступ к широкому набору функций, приходится покупать платное ПО или платить онлайн-сервису за доступ. Бесплатно можно пользоваться такими программами, как «Тинькофф Бухгалтерия», «Инфо Предприятие», «Налогоплательщик ЮЛ».

Платные сервисы открывают доступ к разнообразным функциям, обеспечивают поддержку клиентов, дарят обучающий материал. Многие бухгалтеры используют такие платные сервисы, как «БухСофт», «Контур-Эльба», «Кнопка».

Затраты на приобретение платного ПО быстро окупаются.

Онлайн и локальные решения: особенности и преимущества

Профессионалы используют в своей работе как онлайн-сервисы, так и локальное (стационарное) программное обеспечение.

Стационарные бухгалтерские программы — специализированные приложения, которые нужно загрузить на компьютер, планшет, смартфон. Они обладают широким и разнообразным набором функций для работы. С их помощью можно вести полноценный налоговый и бухгалтерский учёт.

К таким программам относятся «1С.Бухгалтерия», «Парус-Предприятие», «Своя Технология», «Контур Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер».

Достоинства стационарного ПО:

• возможность работать без интернет-связи;
• есть функции для интеграции со сторонними сервисами, кастомизации, специфических настроек;
• возможность закрыть посторонним доступ к серверу;
• база данных доступна бухгалтеру и руководителю, даже если серверы не работают.

Многие стационарные программы оснащены облачными технологиями, поэтому могут работать в режиме онлайн. Компания должна самостоятельно обеспечивать работу стационарной бухгалтерской программы, исправлять ошибки, вовремя скачивать обновления.

Онлайн-сервисы — бухгалтерские приложения, работающие прямо в браузере компьютера, смартфона, планшета. В приложении нужно зарегистрироваться: ввести логин, пароль, код из SMS.

Среди лучших онлайн-приложений для бухгалтеров можно назвать «Небо», «БухСофт», «Мое Дело», «Сбер Решения».

Достоинства онлайн-сервисов:

• с сервисом могут работать несколько человек одновременно;
• не нужно занимать место на компьютере, скачивая ПО;
• возможность работать удалённо из любого места;
• служба технической поддержки сервиса сама исправляет ошибки, подключает обновления;
• данные надёжно защищены.

Большинство онлайн-сервисов работают со смартфона, что удобно многим бухгалтерам.

На что обратить внимание при выборе бухгалтерской системы

Современный рынок ПО предлагает бухгалтеру большой набор программ для работы. Выбрать из них лучшую бывает непросто. Чтобы найти подходящее ПО, необходимо обращать внимание на несколько факторов.

Актуальность и соответствие действующему законодательству

Бухгалтерская система должна отвечать требованиям закона. В программе должны находиться только актуальные шаблоны и формы документов. Онлайн-сервисы сами следят за актуальностью законодательных норм и требований к документации. Разработчики стационарных программ выпускают обновлённую версию ПО при любых изменениях закона.

Интерфейс и удобство использования

Легко и приятно работать с программой, у которой удобный, понятный, простой интерфейс. Все настройки должны быть доступными. Следует выбирать программу, которую можно освоить самостоятельно, без длительного обучения.

Функциональность и возможности системы

Необходимо выбирать такое ПО, которое идеально подходит конкретной компании. Если бухгалтеру не нужны расширенные сложные настройки, лучше приобрести простую программу с базовым набором функций. Чрезмерное количество неиспользуемых опций отвлекает внимание и сбивает с толку, из-за этого возникают ошибки.

Обновления и развитие продукта

Бухгалтерское ПО часто обновляется, непрерывно совершенствуется. Во время работы со стационарной программой приходится постоянно следить за обновлениями. Онлайн-сервисы загружают обновления самостоятельно.

Безопасность и защита данных

Пристальное внимание следует уделить защите данных и информации. Стационарные бухгалтерские системы хранят всю информацию на серверах. Онлайн-сервисы применяют облачные решения, поэтому данные хранятся в «облаке». Оба способа хранения данных безопасны и надёжны. Но всегда есть риск утечки данных, поэтому лучше позаботиться о дополнительной защите.

Наличие технической поддержки

Бухгалтерская система должна работать постоянно, без сбоев. Чтобы обеспечить хорошую работу ПО, требуется техническая поддержка. При работе со стационарной программой компания нанимает в штат специалистов по техподдержке, которые будут устранять ошибки, устанавливать обновления, выполнять другие задачи. Онлайн-сервисы обеспечивают техподдержку самостоятельно: на сайтах есть отдельные формы для связи со специалистами.

Расходы на внедрение и обучение пользователей

Выбрав подходящую бухгалтерскую систему, нужно установить её, а затем научить бухгалтеров работать с ней. Это может занять много времени и даже потребовать денежных затрат. Чем меньше расходов, тем лучше.

Дешевле использовать простую бесплатную программу с минимумом опций. Но если у компании большие потребности, лучше купить платную версию.

Стоимость лицензии и абонентские платежи

Пристальное внимание надо уделить оплате бухгалтерской системы. Даже программы с одинаковым набором опций могут стоить по-разному. Одни сервисы взимают плату периодически (раз в месяц или раз в год), другие требуют пополнить абонентский счёт на определённую сумму, третьи продают лицензию единовременно.

Не рекомендуется переплачивать за бренд разработчика. Главное, за что платит клиент, — это безопасность, рабочий функционал, качество работы ПО.

Отзывы и репутация разработчика

Прежде чем остановить свой выбор на одной программе, лучше изучить информацию о каждой. Нужно прочитать отзывы предыдущих клиентов, узнать репутацию разработчика. Правдивые отзывы содержат не только похвалу, но и критику. Следует сравнить несколько бухгалтерских систем и выбрать из них подходящую.

Лидеры рынка бухгалтерских систем

На рынке информационных систем для бухгалтеров предлагаются всевозможные решения, сервисы, программы. Среди них выделяются лидеры рынка. Они востребованы, пользуются популярностью у клиентов, предлагают качественные программы с хорошей техподдержкой.

Лидеры рынка ПО:

1. «1С Бухгалтерия» — выполняет все основные бухгалтерские задачи, внедряет и сопровождает программное обеспечение, предлагает аутсорсинг.
2. «Сбер Решения» — аутсорсинг не только бухгалтерии, но и кадрового делопроизводства.
3. «Моё дело» — приложение онлайн-бухгалтерии, которое автоматизирует учёт, использует облачные технологии.
4. «Кнопка» — бухгалтерский онлайн-сервис.
5. «Контур. Бухгалтерия» — универсальная программа онлайн-бухгалтерии.
6. «ПланФакт» — считает доходы, расходы, прибыль в режиме онлайн.
7. «ИНФИН — Управление» — позволяет эксперту управлять бухгалтерией.
8. «Северсталь — Центр Единого Сервиса» — помогает выполнять все виды учёта, предоставляет аутсорсинг.
9. «Unicon Outsourcing» — сервис для аутсорсинга бухгалтерии, консалтинга.

Клиент может выбирать любые программы для ведения бухгалтерии. При выборе нужно руководствоваться потребностями компании и той выгодой, которую принесёт выбранное ПО.

Правильно подобранная бухгалтерская система организует работу по бухучёту, удовлетворит все потребности фирмы, сделает отчётность прозрачной, поможет избежать ошибок и проблем с налоговой.