Ошибки начинающего бизнеса в ведении бухгалтерии: что важно знать

Прежде чем открывать бизнес, нужно найти квалифицированного бухгалтера, который будет отвечать за финансовое благополучие компании. Непрофессиональный подход к ведению бухгалтерских документов приводит к серьёзным проблемам. Важно знать ошибки начинающего бизнеса в ведении бухгалтерии и уметь их избегать.

К чему могут привести ошибки в ведении бухгалтерии

Неправильное ведение бухгалтерии чревато серьёзными опасностями для бизнеса. Компания может пострадать от финансовых убытков, лишиться доверия инвесторов и партнёров, понести репутационные потери, попасть под юридическую ответственность (вплоть до уголовной).

Что важно учесть при открытии бизнеса

Прежде чем открывать бизнес, будущий предприниматель продумывает, какие товары или услуги он будет реализовывать и какими способами. На этом этапе необходимо учесть несколько важных деталей, от которых зависит порядок регистрации ИП или ООО, а также юридическое оформление бизнеса в целом.

Что нужно учитывать:

1. Особенности продукции — нюансы, от которых зависит размер налогов. Правила реализации отдельных товаров (услуг) могут быть упрощёнными или, наоборот, строгими. За продажу некоторых товаров надо платить акциз. Требуется сертификация некоторых товаров. Для ряда отраслей бизнеса предусмотрены льготные формы налога. Например, есть единый сельскохозяйственный налог для продажи сельхозтоваров. ИП могут платить патентный налог.
2. Планы по дальнейшему развитию бизнеса — если предприниматель планирует в будущем расширять предприятие (увеличивать штат сотрудников, открывать филиалы или новые торговые точки), то, вероятно, ему придётся менять порядок налогообложения. В Налоговом кодексе РФ указано, какую систему налогообложения нужно применять в зависимости от размера предприятия, уровня дохода и др.
3. Способы уплаты налога — тип налогообложения зависит от каналов сбыта (офлайн или онлайн). Для реализации товаров через маркетплейсы, а также для оптовой торговли есть много ограничений. Надо заранее уточнять законодательные требования к ведению таких видов бизнеса.

Нужно знать, будет ли бизнес расти географически, какие товары будет предлагать. Зная ответы на эти вопросы, предприниматель должен продумать, будет ли он вести внешнеэкономическую деятельность (ВЭД). Если будет, то ему нужно знать несколько важных особенностей:

• правила ведения валютных операций (по закону);
• планы по импорту и экспорту товаров;
• возможность сотрудничать с зарубежными компаниями.

У России есть соглашение о сотрудничестве со многими странами. Эти соглашения помогут избежать двойного налогообложения. Также есть список недружественных стран: с ними будет затруднительно вести бизнес-сотрудничество.

Вопросы налогообложения: какие налоги платит ИП или ООО

После выбора организационно-правовой формы (ООО или ИП) нужно уточнить, какие налоги необходимо уплачивать. Это упростит подготовку отчётов и позволит избежать штрафов от налоговой инспекции. Если предприниматель собирается работать самостоятельно и не намерен нанимать сотрудников, он может зарегистрироваться в статусе самозанятого и платить НПД — налог на профессиональную деятельность. Такой бизнес не получится расширять в будущем, придётся менять организационно-правовую форму.

ООО обязано платить налоги по основной системе налогообложения. По этой же системе платят налоги большинство ИП, хотя для них возможны другие варианты (всё зависит от уровня дохода, размера компании, количества сотрудников). ИП может выбрать упрощённую систему налогообложения. Сделать это можно не только на этапе создания фирмы, но и в дальнейшем. Менять систему налогообложения разрешается не чаще 1 раза в год.

Кому подходит упрощённая система:

• фирма с доходом меньше 251,4 млн руб. в год;
• компания, где работают меньше 130 человек.

Варианты начисления налогов по упрощёнке:

• в качестве налога взимается процент от дохода за вычетом расходов;
• только от дохода.

В таблице отражён порядок начисления налогов по упрощёнке.

	НПД	УСН «Доходы»	УСН «Доходы минус расходы»
Ставка	4% при сотрудничестве с физлицами; 6% при сотрудничестве с организациями и юрлицами	6%	15%
Период	1 месяц	Год	Год
Предоставление декларации	Не нужно	По итогам года	В соответствии с годовыми результатами

Способ взимания налогов нужно выбирать персонально, учитывая все особенности компании. Многие отрасли бизнеса (в том числе ВЭД) получают государственную поддержку. Ряд регионов предлагают льготные условия некоторым отраслям. При ведении ВЭД надо уточнять специальные условия для нерезидентов.

ИП удаётся сократить налоги по упрощёнке. Для этого надо платить страховые взносы в ПФР и ФСС.

Иногда предоставляются налоговые каникулы для бизнеса, работающего в отраслях науки, культуры или в социальной сфере.

Бизнесмены, которые занимаются только продажей товаров на маркетплейсах, должны выбирать из тех же систем налогообложения, что и офлайн-бизнес. Они могут платить НПД, УСН или налоги по общей системе.

Распространенные ошибки бизнеса в ведении бухгалтерии

Начинающие предприниматели рискуют ошибиться в ведении бизнеса. Важно знать несколько распространённых ошибок, чтобы их избегать. Последствия этих ошибок бывают очень неприятными — потеря прибыли, проблемы с налоговой. Желательно проконсультироваться с грамотным и опытным бухгалтером.

Отсутствие бизнес-плана и финансовой стратегии

Две главных задачи предпринимателя-новичка — финансовая стратегия и бизнес-план. Их нужно тщательно продумать задолго до открытия компании, иначе она не сможет продвигаться на рынке, станет убыточной.

В бизнес-плане прописывают программу действий:

• задачи и цели компании;
• организационно-правовая структура;
• штат или команда;
• описание товаров или услуг, их преимущества перед конкурентами;
• оценка спроса на товары;
• уровень конкуренции;
• целевая аудитория;
• описание процесса производства, сырьё и оборудование, необходимые для изготовления товаров — производственный план;
• стратегии продвижения, каналы продаж, ценообразование — маркетинговый план;
• оценка окупаемости, прогноз прибыльности, доходы и расходы — финансовый план;
• вероятные риски и проблемы, способы их решения.

Бизнес-план позволит привлечь инвестиции, получить кредит, а также упростит повседневную деятельность компании. Руководитель сможет планировать ресурсы, оценивать эффективность, контролировать финансы.

В финансовой стратегии прописывают, как фирма будет пользоваться своими ресурсами, достигать целей, увеличивать прибыль. В стратегии есть ряд пунктов:

• цели — конкретные, ограниченные во времени, достижимые, измеримые;
• источники финансирования — личные деньги владельца, лизинг, заёмные средства, инвестиции;
• распределение ресурсов — приоритетные направления инвестиций, распределение прибыли;
• контроль — мониторинг, KPI, анализ финотчётов, вероятная корректировка фин. стратегии.
• управление рисками — возможные риски и способы их минимизировать, хеджирование, страхование, получение инвестиций из нескольких разных источников.

При подготовке бизнес-плана и финансовой стратегии надо установить отчётные периоды, а также поставить текущие и долгосрочные цели.

Несоответствие ОКВЭД

Нужно всегда сверяться с ОКВЭД на всех этапах. Во время регистрации нового бизнеса надо уточнить виды деятельности фирмы и указать их коды по ОКВЭД. Контролирующие органы власти учитывают эти коды при выборе налоговых режимов и ставок. Росстату нужны коды ОКВЭД, чтобы составлять статистику по разным сферам экономики. Коды ОКВЭД помогут получить льготы или государственную поддержку.

Если коды ОКВЭД выбраны неправильно, то компания рискует получить неподходящее налогообложение. Иногда из-за ошибок фирме могут отказать в регистрации.

Попытки ведения учета без должных знаний

Компания обязана вести два вида отчётности — бухгалтерский и налоговый учёт. Ведение бухгалтерского учёта нужно поручить опытному профессионалу. Не стоит надеяться лишь на себя: предприниматель не справится с бухучётом самостоятельно. Необходимо нанять бухгалтера в штат компании или найти специалиста на аутсорсе.

Отсутствие системного подхода

Правильная организация бизнес-процессов поможет избежать ошибок, штрафов, репутационных потерь. Для ведения бухгалтерии необходим системный подход:

• стандартизация всех процессов по бухучёту;
• использование программного обеспечения для бухгалтерии;
• повышение квалификации бухгалтеров;
• система внутреннего контроля.

Эти способы позволят вовремя заметить и исправить ошибки, уменьшат риски проблем, сделают бухгалтерию прозрачной.

Пренебрежение управленческим учетом

Предпринимателю станет легче контролировать эффективность работы фирмы, если он будет вести внутренний управленческий учёт. С помощью такого учёта можно сравнивать информацию о финансах с анализом данных о конкурентах и маркетинге. Это позволит усовершенствовать все бизнес-процессы в фирме.

Некорректное ведение документации и договоров

Компания должна грамотно вести полный документооборот. Особенно важно оформлять договоры с партнёрами и клиентами. Сделки купли-продажи должны быть грамотно оформлены и структурированы.

Для ведения бухгалтерии можно нанять специалиста на аутсорсе. Но лучше создать отдел и нанять туда несколько экспертов.

Нарушение кассовой дисциплины

Особенно пристальное внимание бизнесмен должен уделять кассовой дисциплине. Это особенно важно, если компания принимает наличные деньги от покупателей-физлиц.

Компания обязана вести кассовую книгу. Там ведётся учёт всех операций по приходу и расходу наличных средств. Правила ведения кассовой книги перечислены в Указании Банка России №3210-У.

Нельзя превышать лимит кассы — максимально разрешённую сумму наличных денег, которая остаётся в кассе фирмы в конце рабочего дня. Ежедневно нужно сдавать в банк остаток денег.

Все наличные расчёты с сотрудниками и контрагентами должны быть оформлены правильно. На каждую операцию с наличными деньгами надо оформлять документы: авансовые отчёты, кассовые ордера (приходные и расходные).

В кассовых документах не должно быть ошибок. Следует проверять наличие арифметических ошибок в расчётах, полностью указывать реквизиты, правильно писать основания для финансовых операций.

Несвоевременная сдача отчетности

ИП и ООО каждый год обязаны сдавать бухгалтерскую и налоговую отчётность, а также учётную политику. Порядок ведения отчётов утверждён в законодательстве:

1. Декларацию по налогу на прибыль компании нужно сдать до 28 марта того года, который следует за отчётным.
2. Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо предоставить до 31 марта следующего календарного года.
3. Если в отчёт вносились исправления, то его новую версию сдают до 31 июля следующего года.
4. Если компания платит налог по упрощёнке, она должна сдавать промежуточную отчётность — отчёт о финансовых результатах и баланс.

Отчёты нужно направлять даже если компания не вела деятельность в течение года. Последствия несданного отчёта — штрафы.

Отсутствие патентов и сертификатов на товар

Если предприниматель использует патентную систему налогообложения, то он обязан вовремя покупать патент, продлевать срок его действия. Это нужно сделать задолго до начала продаж. Патенты выдаются сроком на 1 год.

В зависимости от вида продаваемой продукции может потребоваться её сертификация. Некоторые товары обязательно должны быть сертифицированы. Для многих других товаров часто используется добровольная сертификация.

Из-за чего у предпринимателя начинаются трудности с бухгалтерией

Проблемы часто возникают из-за того, что бизнесмены пренебрегают деталями, которые кажутся мелкими, незначительными, но на самом деле очень важны. Необходимо проверять все расчёты, наличие опечаток, актуальную форму документов, время сдачи отчётов и многое другое. Справиться с этим может только грамотный бухгалтер.

Рекомендации специалистов для начинающего предпринимателя

Бизнесмен должен внимательно изучить Налоговый кодекс. Желательно составить таблицу, в которой будут отражены даты уплаты налогов и сдачи отчётов. После этого надо выбрать систему налогообложения — основная, упрощённая или самозанятость. Надо продумать процессы найма сотрудников, а затем изучить правила начисления им зарплаты, учёта страховых взносов. Обязательно надо выбрать способы обработки и хранения документации, а также систему их учёта (MS Office, специальные программы, онлайн-сервисы или в бумажном виде). После этого надо составить план счетов.

Начинающие ИП часто не знают тонкостей налогового и бухгалтерского дела, поэтому ошибаются в ведении бухгалтерии. Профессиональный бухгалтер поможет компании избежать этих трудностей. Бухгалтерия на аутсорсе — выгодный способ найти специалиста.