Что нужно учитывать при выборе финансовой системы: основные рекомендации

Многие предприниматели до сих пор ведут бухгалтерский и финансовый учёт вручную с помощью таблиц Excel. Это трудоёмкий и долгий процесс. Работать станет гораздо легче, если автоматизировать учётные процессы. Для этого понадобится хорошая финансовая система. В этой статье рассказывается о том, что нужно учитывать при выборе финансовой системы в 2025 году.

Важность грамотного выбора финансовой системы для ведения бизнеса

Финансовая система помогает руководителю контролировать все рабочие процессы и денежные траты, распределять бюджет, автоматизировать работу и избегать ошибок. От финансовой системы зависит стабильность и конкурентоспособность компании, прозрачность и эффективность её работы, перспективы роста и развития.

Какие бывают финансовые системы

В зависимости от функциональных особенностей различаются два основных вида финансовых систем:

• стационарные программы — скачиваются на компьютер, работают без интернета, но требуют обновлений и ремонта в сервисном центре;
• онлайн-сервисы — работают онлайн, сопровождаются службой техподдержки.

Оба вида финансовых систем обладают широким функционалом, надёжно хранят данные, создают отчёты.

Типология современных финансовых систем

На рынке программ для ведения финансового учёта представлено множество компьютерных решений и ПО. Разработчики создают многофункциональные сервисы и постоянно совершенствуют их.

Все современные системы для финансового учёта делятся на несколько видов и групп. Классификация проводится по нескольким критериям:

• по назначению программы и уровню детализации;
• по методу сбора информации;
• по технологиям.

Эти программы способны выполнять много задач одновременно. Рассмотрим подробнее каждую группу.

По степени детализации и предназначению программы:

1. Бухгалтерский учёт — главный элемент отчётности, важнейшая разновидность учёта. Основан на информации обо всех хозяйственных операциях и сделках, которыми занималась компания. Эта информация записывается в стандартизированном виде в специальную форму. На основе бухучёта формируется финансовая отчётность.
2. Финансовый учёт — подвид бухучёта, отчётность, в которой отражаются сведения о доходах, расходах, убытках, чистой прибыли. Отчёт предоставляется кредиторам, инвесторам и другим внешним пользователям.
3. Налоговый учёт — отчётность по налогам, которые заплатила фирма. Туда входит информация об объектах налогообложения. Такие отчёты отправляют в налоговые инспекции и другие государственные учреждения.
4. Оперативный учёт — помогает контролировать активы фирмы, необходим для повседневного управления.
5. Статистический учёт — собирает статистику по внешним и внутренним экономическим процессам. В статистике отражаются качественные и количественные показатели.
6. Управленческий учёт — собирает детальную информацию о деятельности компании, хранит аналитику. На основе этой информации предприниматели могут принимать новые управленческие решения. Такие отчёты предназначены для руководства компании.

Большинство современных финансовых программ способно выполнять все эти виды учёта и составлять отчётную документацию.

По методикам сбора и хранения информации:

1. Метод начисления — учитываются абсолютно все операции после их фактического завершения. Не имеет значения, были ли потрачены деньги на них.
2. Кассовый метод — финансовые операции фиксируются только в том случае, если компания получила или потратила деньги.

Метод начисления позволяет собрать более полную статистику, нежели кассовый метод.

По технологиям:

1. Автоматизированный учёт — применение компьютерных технологий, способных быстро и в автоматическом режиме регистрировать финансовые процедуры. Информация фиксируется в стандартизированном виде. Часто применяются облачные технологии, искусственный интеллект.
2. Полуавтоматизированный учёт — часть операций может выполнить только сотрудник. Например, информацию приходится вносить вручную.

Новейшие информационные системы могут сочетать в себе несколько этих классификационных признаков. ПО непрерывно совершенствуется.

Чем отличаются локальные системы от глобальных

Помимо вышеуказанных видов, финансовые системы делятся на глобальные и локальные. Каждая из этих групп обладает своими особенностями.

Основные отличия:

1. Локальные системы собирают внутреннюю информацию о работе компании, чтобы руководитель мог принимать управленческие решения. Глобальные системы позволяют составлять и отправлять отчёты в сторонние организации.
2. Локальные системы созданы для внутреннего пользования, особенно для руководителей и менеджеров конкретной компании. Глобальные системы предназначены для кредиторов, инвесторов и других внешних пользователей.
3. С помощью локальной системы можно анализировать производственные, логистические, финансовые данные о фирме. С помощью глобальной системы удаётся собирать финансовую информацию, необходимую для подготовки отчётов.

Отличный пример локальной системы — программа для управления финансами, а также для анализа и планирования. Сервис для подготовки бухгалтерской отчётности — пример глобальной системы.

Когда лучше выбрать облачную систему

Финансовые приложения, которые работают не на собственном оборудовании, а на удалённых серверах, называются облачными. Для работы с ними нужен интернет. У таких систем много преимуществ:

• многофункциональность;
• гибкость и масштабируемость работы;
• безопасность данных;
• удобные тарифы и способы оплаты;
• автоматизация всех процессов;
• возможность быстро внедрять новые программы и проекты.

Облачная финансовая система подходит для тех компаний, которые стремятся как можно быстрее запустить проект и не потратить лишних денег. Это идеальный вариант для стартапов, над которыми сотрудники работают удалённо. Любые компании, желающие автоматизировать рутинную работу, могут воспользоваться облачными системами.

Критерии выбора финансовой системы

Выбирать подходящую финансовую систему нужно по нескольким важным критериям. Желательно попробовать несколько систем, а затем выбрать наиболее удобную.

Функциональные возможности и совместимость с бизнесом

Первое, на что нужно обратить внимание при выборе программы, — это её функционал. В программе должны присутствовать все функции, необходимые для работы. Финансовая система должна отвечать потребностям бизнеса с учётом его индивидуальной специфики. На рынке ПО представлено множество различных финансовых систем для любых типов бизнеса.

Удобство интерфейса и поддержка многопользовательского режима

Визуально красивый и удобный интерфейс облегчит работу. На рабочем экране должны присутствовать все необходимые инструменты. Хорошо, если в сервисе есть всплывающие подсказки и база знаний с обучающими материалами.

Безопасность хранения и передачи данных

Пристальное внимание следует уделять безопасности и защите данных. Современные финансовые сервисы хранят всю информацию в облаке и используют надёжные средства шифрования. Данные клиентов надёжно защищены.

Возможность интеграции с ERP и CRM-системами

Все новейшие финансовые программы интегрируются с несколькими внешними сервисами: 1С, CRM, банками, системами аналитики и управления бизнесом. Многие сервисы предоставляют доступ к своему API, поэтому предприниматель может подключить свой сайт к финсистеме. Интеграция позволяет отправлять отчёты в налоговые органы, избавляет от необходимости вносить данные вручную.

Стоимость приобретения и дальнейшего обслуживания

При выборе программы важно, чтобы расходы, затраченные на финансовую систему, окупались её пользой. Большинство разработчиков предлагают сервисы, идеальные по соотношению цены и качества. Не стоит экономить на финансовой системе, но и лишних трат тоже следует избегать.

Почти все онлайн-сервисы предоставляют бесплатный пробный период, в течение которого можно оценить их плюсы и минусы.

Гибкость настроек и возможность доработок

Лучшие программы позволяют настраивать инструменты под нужды клиентов. Если такой возможности нет, следует обратиться к разработчикам, в службу технической поддержки или в сервисный центр.

Сервисное обслуживание и техническая поддержка

Разработчики онлайн-сервисов обеспечивают хорошую техподдержку, а создатели стационарных программ предоставляют клиентам сервисное обслуживание. Сотрудники этих служб всегда ответят на вопросы пользователей и клиентов.

ТОП-5 проверенных сервисов по финансовому учёту

Рассмотрим пять надёжных многофункциональных сервисов для финучёта, бухучёта и подготовки отчётности. Множество клиентов доверяют этим сервисам.

ФИНОЛОГ

Онлайн-сервис «ФИНОЛОГ» анализирует и контролирует все денежные потоки, проходящие через компанию, а также автоматически создаёт счета и отчёты. С помощью сервиса можно проводить сегментацию клиентской базы и генерировать АВС-анализ клиентов.

Функции «Финолога»:

• автоматическая обработка данных, учёт всех операций с деньгами;
• прогнозирование кассовых разрывов;
• импорт информации из Excel;
• планирование доходов, расходов, рентабельности проектов;
• возможность работать с разными валютами;
• автоматическое заполнение операций проектами и статьями расходов/доходов;
• форма для приёма заказов и платежей с сайта;
• возможность в режиме онлайн управлять заказами и всем бизнесом;
• выставление счетов;
• генерация любых отчётов (управленческих, бухгалтерских, финансовых).

«ФИНОЛОГ» интегрирован с несколькими банками, а также с amoCRM, эквайрингом, Дзен-мани. С помощью открытого API «Финолога» его можно интегрировать с любой CRM, которой пользуется компания.

Первые 14 дней длится бесплатный пробный период.

ADESK

Сервис ADESK — идеальный помощник для ведения финансовой аналитики малого и среднего бизнеса. Он работает с 2017 года и заслужил отличную репутацию среди клиентов. Adesk подходит как новичкам, так и опытным финансовым менеджерам. Этот сервис интегрирован с Google Sheets, 1С:Бухгалтерией, 1С:Фреш, CRM, банками, Roistat, эквайрингом, Albato, системами управления предприятием, с банковскими карточками физлиц. Благодаря открытому API сотрудники компании могут самостоятельно интегрировать Adesk с любыми другими сервисами.

Возможности ADESK:

• быстрая генерация финансовых, управленческих и бухгалтерских отчётов — о прибылях и убытках, движении денежных средств, рентабельности и др.;
• автоматический сбор и хранение данных;
• финансовые операции и задачи можно автоматически создавать и распределять по статьям расходов;
• функция согласования платежей;
• обучающие материалы, статьи, видео, база знаний;
• анализ расходов и задолженностей;
• план-факт анализ, бюджетирование;
• Startup Pack — создаёт финансовые отчёты для инвесторов, чтобы привлечь инвестиции;
• платёжный календарь;
• Smart Deposit — подскажет, под какой процент можно положить в банк свободные деньги компании.

У Adesk есть служба оперативной техподдержки, мобильные версии и Telegram-бот, который позволит работать из любой точки мира. Приложением можно бесплатно пользоваться в течение первых 14 дней.

SEENECO

Одним из лучших онлайн-сервисов для финансового и управленческого учёта является SEENECO. Он интегрирован с 1С, банками, эквайрингом, CRM.

Функционал SEENECO:

• контролирует движение денежных средств и собирает эти данные в отчёт;
• прогнозирует рентабельность проектов;
• позволяет делать планирование расходов и доходов;
• подсчитывает дебиторскую и кредиторскую задолженности;
• проводит детальную аналитику, рассчитывает KPI;
• контролирует кассовый разрыв;
• помогает организовать все учётные процессы;
• создаёт отчёты и инфографику.

SEENECO работает на любых устройствах, даже на смартфоне (у сервиса есть мобильные версии для Android и iOS).

ПЛАН-ФАКТ

Онлайн-сервис «План-факт» успешно помогает предпринимателям заниматься финансовым и управленческим учётом. Он интегрирован с эквайрингом, банками, банковскими картами физических лиц, основными видами 1С и CRM. Благодаря наличию открытого API каждый предприниматель сможет интегрировать свою систему CRM или 1С.

Что может ПЛАН-ФАКТ:

• автоматически вносит и сохраняет данные об операциях;
• делает любые отчёты, в том числе Баланс, ОПиУ, ДДС;
• контролирует кассовые разрывы;
• прогнозирует окупаемость проектов;
• ведёт платёжный календарь;
• прослеживает движение денег внутри фирмы.

ПЛАН-ФАКТ работает не только на компьютерах, но и на мобильных устройствах.

ФИНТАБЛО

Сервис «ФИНТАБЛО» предназначен для ведения управленческого и финансового учёта, онлайн-бухгалтерии, а также учёта по налогам компании. Эта программа создана в помощь финансовым менеджерам и предпринимателям. Интегрирована с банками и налоговыми органами.

Что умеет ФИНТАБЛО:

• составлять отчёты;
• собирать в единый документ информацию от всех юридических лиц и структурных подразделений;
• планировать доходы и расходы;
• собирать отчётные данные внутри фирмы;
• собирать данные из банков;
• вести учёт в нескольких разных валютах;
• указывать на самые прибыльные проекты;
• предупреждать о бизнес-рисках;
• указывать на неэффективные траты;
• вести платёжные и бюджетные календари.

ФИНТАБЛО генерирует отчёты о движении денежных средств, изменениях капитала, прибыли и убытках, финансовых результатах, а также составляет бухгалтерский баланс. Этот сервис автоматизирует любые рутинные задачи в организации, упрощает ведение отчётности, экономит рабочее время. Скачать приложение можно с официального сайта.

Практические советы по выбору финансовой системы

Эксперты готовы поделиться советами, которые помогут выбрать хорошую финсистему:

1. Подумайте, какие функции хотите поручить финсистеме.
2. Определите масштабы бизнеса, его долгосрочную перспективу. Вероятно, понадобится масштабируемая система.
3. Внимательно изучите разные финансовые системы, сравните их функционал и рабочие компоненты.
4. Проконтролируйте безопасность работы.

Желательно консультироваться с опытными финансистами и экспертами. Они могут посоветовать хорошую финсистему, которая подходит конкретной организации.

Выбор финсистемы — трудная задача. Финансовую систему нужно выбирать под каждую конкретную фирму, учитывая все нюансы и индивидуальные требования.